이메일은 회사에서 가장 많이 사용하는 의사소통 중 하나입니다. 이메일을 주로 사용하는 이유는 메신저와 같은 커뮤니케이션 수단보다 격식있게 대화할 수 있고, 정확한 정보 전달이 쉽기 때문입니다. 오늘은 실무에서 이메일을 작성하는 방법에 대해 안내하겠습니다.

수신자의 종류

1. 수신자: 메일과 관련된 실질적인 업무를 하는 사람을 의미합니다. 수신자에 많은 사람을 넣으면 책임 소재가 불분명해지기 때문에 최소한으로 줄이는 것이 바람직합니다. 다만, 불가피한 상황으로 많은 사람을 수신자에 포함시켰을 때에는 메일 인사말에 수신자의 이름을 분명하게 언급하는 것이 바람직합니다.

2. 참조(Carbon Copy): Carbon은 일반적으로 잘 알려진 탄소라는 의미 외에 '먹지' 라는 의미가 있습니다. 복사기가 보급되기 전 복사할 자료 밑에 먹지를 대고 작성하였는데, 이러한 행위에 착안하여 오늘날 CC는 원본 메일을 복사한다는 의미로 사용됩니다.
    CC는 메일과 관련이 되어 있기는 하지만 업무나 행동을 수행하는 사람이 아닙니다. 즉, CC에는 진행하는 일을 같이 공유할 필요성이 있는 사람을 포함합니다. CC에 포함되어 있는 사람은 이메일에 직접적인 답장을 할 필요가 없으며, 발신자가 하는 업무를 자연스럽게 파악할 수 있습니다.

3. 숨은 참조(Blind Carbon Copy): BCC라고 불리는 숨은 참조는 수신자와 참조에 있는 사람에게는 보이지 않습니다. 즉, BCC를 활용하면 개인정보를 보호할 수 있습니다. BCC된 수신자들끼리는 누가 이메일을 받았는지 알 수 없습니다. 그래서 수신자나 CC를 통해 많은 사람을 포함시켜 나열하는 것보다 BCC를 활용하면 더 깔끔한 이메일을 작성할 수 있습니다.

숨은 참조 사용 예시

• 채용 결과 메일 전송시
  : 기업에서 채용시 각 단계별 합격자와 탈락자에게 채용 결과를 보냅니다. 결과를 보낼 때 메일을 받는 사람들끼리 서로 누가 메일을 받는지 모르게 보내는 것이 적절하므로 BCC를 활용합니다.
• 직장내 건강검진 대상자 안내시
  : 건강검진 대상자 여부는 본인만 알면 되는 사항이고 남들에게 내가 올해 건강검진 대상자임을
  알릴 필요가 없는 상황이므로 BCC를 사용하는 것이 적절합니다.

비즈니스 이메일 작성 순서

비즈니스 이메일 작성 예시

파일 첨부시 파일명 작성

1.  파일을 첨부하기 전 파일명에 규칙을 정하는 것이 좋습니다. 파일을 직접 열어 보지 않더라도 어떤 내용인지 쉽게 파악할 수 있도록 파일내용_작성자(회사or부서)_날짜 순서로 적습니다. 파일명에 규칙을 정하여 정확한 의사소통과 업무 진행 내역을 확인할 수 있습니다.

2. 파일명에 띄어쓰기를 사용하면 파일 첨부시 오류가 발생하는 일들이 있으니 언더바(_)를 사용하는 것이 좋습니다.

3. 파일명도 이메일 제목과 마찬가지로 앞에 괄호를 사용하면 분류하기가 용이합니다. ex) [넥스트리]직원만족도_설문조사

※유의사항

•  너무 많은 첨부파일은 피곤함을 주기 때문에 꼭 필요한 것만 간결하게 넣습니다. 첨부파일이 5개 이상이라면 압축해서 보내는 것이 좋습니다. 중요한 내용이나 많은 용량을 보내야 하는 상황이면 다운로드 기한이 없는 서비스를 이용하는 것도 추천해드립니다.
•  이메일에 파일을 첨부하려고 했다가 깜빡하고 이메일을 보내는 경우가 많습니다. 그래서 메일을 보내기 전 다시 한번 첨부파일이 잘 첨부되어 있는지 확인하는 습관이 필요합니다.

어조 및 스타일 유의사항

 이메일은 받는 사람과 상황에 따라 어조가 바뀔 수 있습니다. 이메일 내용에는 공식적인 것부터 친근한 것까지 다양하지만, 항상 받는 사람의 눈높이와 일치할 수 있도록 작성해야 합니다. 이를 위해 아래 세 가지 사항에 유의하여 작성하시면 도움이 됩니다.

1. 간단 명료하게 작성하기

 비즈니스 이메일은 업무 지향적이라 간단하게 서술합니다. 하지만 간단하게만 서술한다고 하여 감사함의 표현을 배제해서는 안됩니다.

2. 강조 표현하기

 메일을 작성할 때 글자를 굵게(Bold), 밑줄(Underline), 기울임꼴(ltalic)을 사용하고 두 세 가지의 컬러를 사용할 수 있지만, 이를 남용한다면 정보전달력이 오히려 떨어질 수 있으니 주의해서 사용해야 합니다. 내용의 핵심부분에만 강조표현을 하도록 하고, 제목에 핵심 내용을 표기하는 것은 추후에 보낸/받은 메일을 검색하기에 용이합니다.

3. 이모티콘 사용하지 않기

 요즘 많은 조직에서는 이메일을 작성할 때 딱딱한 형식을 개선하여 작성하는 것을 선호합니다. 같은 팀의 동료나 선후배 같이 개인으로부터 받은 이메일은 조금 덜 형식적일 수 있습니다. 그러나 공식적인 이메일에서는 이모티콘, 이모지, 느낌표를 사용하지 않는 것이 좋습니다.

답장의 종류

1. 답장: 메일을 보낸 사람에게만 답장하는 일대일 커뮤니케이션입니다.
2. 전체 답장: 전체 답장을 하면 참조자는 포함되지만 숨은 참조가 제외됩니다.
   
   ※유의사항
   • 숨은 참조자가 전체 답장을 한다면 본인이 해당 메일을 받았다는 사실을 모두에게 공표하는 것이나 다름없으니, 전체 답장을 하기 전 반드시 본인이 숨은 참조자인지 여부를 파악하는 것이 필요합니다.
3. 전달(FW): 첨부 파일이 포함된 메일을 그대로 보내는 것을 의미합니다.

전달(FW) 사용 예시

• 다른 사람에게 가야하는 메일이 내게 왔을 때
• 메일에서 참고한 내용을 제시해야 할 때
• 업무 진행 사항을 모두 알려야 할 때
• 내가 작성하는 것보다 수신 메일을 전달하는 것이 효율적일 때

   실무에서 사용할 수 있는 이메일 작성법에 대해 간략히 정리했습니다. 앞으로 해당 내용을 이메일 작성에 참고하신다면, 이메일 작성에 대한 부담이 줄어 조금 더 원활하게 작성할 수 있습니다. 효과적인 이메일 사용으로 슬기로운 직장 생활 하시기 바랍니다.